Tempo de guarda de documentos

BELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CONTÁBEIShttps://contabilidadegemeos.com/prazo-de-guarda-de-documento/
COMPETÊNCIA FEDERAL I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTO	TEMPO DE GUARDA	INÍCIO DA CONTAGEM	ARQUIVO
Acordo de compensação de horas	5 anos	Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho	Temporário
Acordo de prorrogação de horas	5 anos	Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho	Temporário
Atestado de Saúde Ocupacional	Tempo de Validade		Temporário
Adiantamento salarial	5 anos
Aviso prévio – comunicado	2 anos
Autorização de descontos não previstos em lei	5 anos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	36 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Carta com Pedidos de Demissão	5 anos	Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho	Temporário
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais.	Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS	10 anos
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas	Indeterminado		Permanente
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas	5 anos	Próximo processo eleitoral	Temporário
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)	5 anos	Data do recolhimento	Temporário
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Temporário
Controles de ponto	5 anos
Contrato de trabalho	Indeterminado		Permanente
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD	10 anos
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)	10 anos	Data do recolhimento	Temporário
Depósitos do FGTS	30 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Permanente
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS	10 anos
Comunicação do Aviso Prévio	5 anos	Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho	Temporário
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado	10 anos
COMPETÊNCIA FEDERAL I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTO	TEMPO DE GUARDA	INÍCIO DA CONTAGEM	ARQUIVO
Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) Livro Diário	10 anosIndeterminado	Primeiro dia do exercício seguinte	TemporárioPermanente
Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual	3 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social	10 anos	Data do recolhimento	Temporário
Folha de pagamento	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social	30 anos	Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho	Temporário
GPS (Guia da previdência Social) – original	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical	5 anos		Permanente
GRE – Guia de Recolhimento do FGTS	30 anos	Próximo processo eleitoral	Temporário
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social	30 anos	Data do recolhimento	Temporário
Histórico clínico	20 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT	20 anos
COMPETÊNCIA FEDERAL I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTO	TEMPO DE GUARDA	INÍCIO DA CONTAGEM	ARQUIVO
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão	Indeterminado/10 anos	1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Permanente
Livro “Registro de Segurança”	Exist. do equipamento		Temporário
Livro de Inspeção do Trabalho	Permanente		Permanente
Livros ou fichas de Registro de Empregado	Indeterminado		Permanente
Livros, cartão ou fichas de ponto	5 anos	Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho	Temporário
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)	5 anos	Data do comprovante de entrega	Temporário
PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público	10 anos	Data de recolhimento	Temporário
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário	20 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Permanente
Pedido de demissão	2 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO	20 anos
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais	5 anos	Data de entrega	Temporário
RE – Relação de Empregado do FGTS	30 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação	Indeterminado		Permanente
Recibo de entrega do vale-transporte	5 anos	Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho	Temporário
Recibos de pagamento de férias	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Recibo de pagamento de salário	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Recibos de pagamento do 13º salário	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Recibos e abonos pecuniários	5 anos
Relação dos depósitos bancários de salários	5 anos
Resumo Estatístico Anual	3 anos
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual	Indeterminado		Permanente
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)	20 anos	Planejamento anual seguinte	Permanente
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Salário-familía – documentos relacionados ao benefício	10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social	30 anos	1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuado	Permanente
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa	5 anos	Data da extinção do contrato de trabalho	Temporário
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho	2 anos	Data da extinção do contrato de trabalho	Temporário
COMPETÊNCIA FEDERAL II – COMERCIAL FISCAL
DOCUMENTO	TEMPO DE GUARDA	INÍCIO DA CONTAGEM	ARQUIVO
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)	5 anos	Data da emissão de seu parecer	Temporário
Compensação mercantil	20 anos		Permanente
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte	5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	Temporário
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE	5 anos
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)	5 anos	Idem	Temporário
Contrato de Seguros – informação de valores	20 anos	Término da vigência	Permanente
Contratos de seguros de bens – documentos originais	5 anos	Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior	Temporário
Contratos de seguros pessoas – documentos originais	20 anos	Término da vigência	Permanente
Contratos Previdenciários Privados	20 anos	Término da vigência	Permanente
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores	5 anos
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP)	5 anos
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica	5 anos	Primeiro dia do exerciício seguinte	Temporário
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte	5 anos	Data da entraga à SRF	Temporário
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33	5 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB	5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF	5 anos
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR	5 anos
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune	5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas	5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON	5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF	5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP	5 anos
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda	5 anos
Extinção das debêntures	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração	5 anos	Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuado	Temporário
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes	5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes	5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações	5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial Livro Diário Livro Razão	5 anosIndeterminado10 anos	Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado	TemporárioPermanenteTemporário
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas	Indeterminado
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo	8 anos
Novação mercantil	20 anos
Pagamentos mercantis	20 anos
SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos	8 anos	Primeiro dia do exercício seguinte
Títulos de capitalização – documentos originais	20 anos	Término da vigência ou resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informações de valores	20 anos	Términno da vigência
COMPETÊNCIA ESTADUAL III – FISCAL
DOCUMENTO	TEMPO DE GUARDA	INÍCIO DA CONTAGEM	ARQUIVO
Bilhete de Passagem Arquivário Bilhete de Passagem e Nota Bagagem Bilhete de Passagem Ferroviário Bilhete de Passagem Rodoviário Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas Cupon Fiscal emitido por ECF Despacho de Transporte Manifesto de Carga Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação Nota Fiscal de Serviços de Transporte Nota Fiscal de Venda a Consumidor Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A Nota Fiscal/Conta de energia elétrica Ordem de Coleta de Cargas Resumo de Movimento Diário	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
COMPETÊNCIA ESTADUAL III – FISCAL
DOCUMENTO	TEMPO DE GUARDA	INÍCIO DA CONTAGEM	ARQUIVO
Livro de Registro de Entradas Livro de Registro de Saídas Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque Livro de Registros de Selo Especial de Controle Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias Livro de Registros de Inventário Livro de Registros de Apuração do IPI Livro de Registros de Apuração do ICMS Livro de Movimento de Combustíveis	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
COMPETÊNCIA MUNICIPAL IV – FISCAL
DOCUMENTO	TEMPO DE GUARDA	INÍCIO DA CONTAGEM	ARQUIVO
Documentos em geral Nota Fiscal de Serviço Nota Fiscal – Fatura de Serviço	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais	5 anos	Primeiro dia do exercício seguinte	Temporário
Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes. Observações: Livros Fiscais – Prazo de Conservação As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos. Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis. Vejamos: Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis 1996 Ano da entrega da declaração do imposto de renda 1997 Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I) 1998 (+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5) 2003 Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003) 7 anos Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI 5 anos Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras”, exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro “registro de entradas modelos 1 e 1-A” , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.
O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?
Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.