quinta-feira, 21 de novembro de 2019

Tempo de guarda de documentos

BELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CONTÁBEIShttps://contabilidadegemeos.com/prazo-de-guarda-de-documento/
COMPETÊNCIA FEDERAL
I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO
Acordo de compensação de horas
5 anosRetroativo à data da extinção do contrato de trabalhoTemporário
Acordo de prorrogação de horas
5 anosRetroativo à data de extinção do contrato de trabalhoTemporário
Atestado de Saúde Ocupacional
Tempo de ValidadeTemporário
Adiantamento salarial
5 anos
Aviso prévio – comunicado
2 anos
Autorização de descontos não previstos em lei
5 anos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
36 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Carta com Pedidos de Demissão
5 anosRetroativo à data de extinção do contrato de trabalhoTemporário
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais.
Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS
10 anos
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas
IndeterminadoPermanente
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas
5 anosPróximo processo eleitoralTemporário
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)
5 anosData do recolhimentoTemporário
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoTemporário
Controles de ponto
5 anos
Contrato de trabalho
IndeterminadoPermanente
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD
10 anos
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)

10 anosData do recolhimentoTemporário
Depósitos do FGTS
30 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoPermanente
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS
10 anos
Comunicação do Aviso Prévio
5 anosRetroativo à data de extinção do contrato de trabalhoTemporário
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado
10 anos
COMPETÊNCIA FEDERAL
I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO
Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.)
Livro Diário
10 anosIndeterminadoPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioPermanente
Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual
3 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social
10 anosData do recolhimentoTemporário
Folha de pagamento
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social
30 anosRetroativo à data de extinção do contrato de trabalhoTemporário
GPS (Guia da previdência Social) – original
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical
5 anosPermanente
GRE – Guia de Recolhimento do FGTS
30 anosPróximo processo eleitoralTemporário
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social
30 anosData do recolhimentoTemporário
Histórico clínico
20 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT
20 anos
COMPETÊNCIA FEDERAL
I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão
Indeterminado/10 anos1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoPermanente
Livro “Registro de Segurança”
Exist. do equipamentoTemporário
Livro de Inspeção do Trabalho
PermanentePermanente
Livros ou fichas de Registro de Empregado
IndeterminadoPermanente
Livros, cartão ou fichas de ponto
5 anosRetroativo à data da extinção do contrato de trabalhoTemporário
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)
5 anosData do comprovante de entregaTemporário
PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público
10 anosData de recolhimentoTemporário
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário
20 anosPrimeiro dia do exercício seguintePermanente
Pedido de demissão
2 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO
20 anos
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
5 anosData de entregaTemporário
RE – Relação de Empregado do FGTS
30 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação
IndeterminadoPermanente
Recibo de entrega do vale-transporte
5 anosRetroativo à data da extinção do contrato de trabalhoTemporário
Recibos de pagamento de férias 
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Recibo de pagamento de salário
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Recibos de pagamento do 13º salário
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Recibos e abonos pecuniários
5 anos
Relação dos depósitos bancários de salários
5 anos
Resumo Estatístico Anual
3 anos
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual
IndeterminadoPermanente
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

20 anosPlanejamento anual seguintePermanente
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Salário-familía – documentos relacionados ao benefício
10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social
30 anos1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuadoPermanente
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa
5 anosData da extinção do contrato de trabalhoTemporário
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
2 anosData da extinção do contrato de trabalhoTemporário
COMPETÊNCIA FEDERAL
II – COMERCIAL FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)
5 anosData da emissão de seu parecerTemporário
Compensação mercantil
20 anosPermanente
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte
5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoTemporário
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE
5 anos
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)
5 anosIdemTemporário
Contrato de Seguros – informação de valores
20 anosTérmino da vigênciaPermanente
Contratos de seguros de bens – documentos originais
5 anosTérmino vig. ou prazo prescricional, o que for maiorTemporário
Contratos de seguros pessoas – documentos originais
20 anosTérmino da vigênciaPermanente
Contratos Previdenciários Privados
20 anosTérmino da vigênciaPermanente
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores
5 anos
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP)5 anos
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica
5 anosPrimeiro dia do exerciício seguinteTemporário
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte
5 anosData da entraga à SRFTemporário
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33
5 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB
5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF
5 anos
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR
5 anos
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune
5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas
5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON
5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF
5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP
5 anos
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda
5 anos
Extinção das debêntures
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração
5 anosOcorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuadoTemporário
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes
5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes
5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações
5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial
Livro Diário
Livro Razão
5 anosIndeterminado10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoTemporárioPermanenteTemporário
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas
Indeterminado
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo
8 anos
Novação mercantil
20 anos
Pagamentos mercantis
20 anos
SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos
8 anosPrimeiro dia do exercício seguinte
Títulos de capitalização – documentos originais
20 anosTérmino da vigência ou resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informações de valores
20 anosTérminno da vigência
COMPETÊNCIA ESTADUAL
III – FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO
Bilhete de Passagem Arquivário
Bilhete de Passagem e Nota Bagagem
Bilhete de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem Rodoviário
Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
Cupon Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação
Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação
Nota Fiscal de Serviços de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo de Movimento Diário
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
COMPETÊNCIA ESTADUAL
III – FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO
Livro de Registro de Entradas
Livro de Registro de Saídas
Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque
Livro de Registros de Selo Especial de Controle
Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais
Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias
Livro de Registros de Inventário
Livro de Registros de Apuração do IPI
Livro de Registros de Apuração do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
COMPETÊNCIA MUNICIPAL
IV – FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO
Documentos em geral
Nota Fiscal de Serviço
Nota Fiscal – Fatura de Serviço
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais
5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário
Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.
Observações:
Livros Fiscais – Prazo de Conservação

As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.
Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis. Vejamos:
Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis
1996
Ano da entrega da declaração do imposto de renda
1997
Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I)
1998
(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5)
2003
Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003)
7 anos
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI
5 anos
Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras”, exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro “registro de entradas modelos 1 e 1-A” , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.
O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?

Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.

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